Que fait le notaire dans le cadre d'une vente ? Et quelles sont les étapes d'un dossier de vente ?

Lorsque vous avez comme vendeur trouvé un candidat-acquéreur, il y a lieu de procéder à toute une série d’opérations avant que la vente de votre bien immobilier puisse être officiellement enregistrée.

Lors de ce processus, vous aurez à faire appel à un Notaire qui est votre personne de contact avec les autorités compétentes qui sont mêlées à cette transaction.

Un dossier de vente génère différentes étapes.

Voici le cheminement standard d’un dossier. Ce mémo  a pour but de mieux vous informer concernant les formalités que  réalise votre notaire tant avant qu’après la signature de l’acte de vente.

Cette note informative a été rédigée, à l’époque, par l’étude bruxelloise des notaires associés Dubaere & Neyrinck & Carrette (elle reste globalement d’actualité, bien que certaines obligations complémentaires « de délivrance du bien » aient été créées: on n’arrête pas « le progrès »…)

 

I. VOTRE VENTE ETAPE PAR ETAPE :

1) La mise en vente :

Lorsque vous désirez procéder à la vente d’un bien immobilier, vous devez préparer un certain nombre d’informations auxquelles l’acquéreur a droit.

Divers documents/attestations sont nécessaires afin qu’un compromis de vente puisse être établi.

Ainsi sont nécessaires :

–  une attestation IBGE (Bruxelles) ou une attestation OVAM (Flandre) ou BDES en Région Wallonne (depuis 01/01/219): lien utile

–  une attestation par laquelle l’installation électrique a été vérifiée (maison d’habitation et appartement),

–  une attestation PEB (habitation et appartement),

–  les renseignements urbanistiques concernant les registres des plans dans les communes néerlandophones et les renseignements urbanistiques classiques notamment à Bruxelles.

–  les renseignements à fournir pour le syndic dans le cadre de la vente d’un bien faisant partie d’une copropriété.

Prenez contact avec l’Etude de votre notaire si vous désirez des informations complémentaires à ce sujet.

Si vous avez déjà mis le bien immobilier en vente sans disposer des documents ci-dessus, je vous conseille de prendre contact avec l’Etude afin qu’ensemble, nous puissions vérifier la situation pour régulariser celle-ci.

2) La signature du compromis :

Lorsque vous aurez un accord avec un acquéreur concernant les modalités de la vente, il est établi entre vous un compromis (également dénommé ‘convention de vente’).

Etant donné qu’il s’agit d’un contrat liant les deux parties, il est important que tous les points soient complets et correctement repris dans le texte.

Il est donc conseillé de nous consulter préalablement afin que nous puissions vous assister lors de la rédaction ou à tout le moins, lors du contrôle de cette convention.

Dans le compromis, chacune des parties mentionne le choix de son Notaire si elle l’estime nécessaire, pour la signature de l’acte authentique.

Lors de la signature du compromis, il sera payé par l’acquéreur une garantie (acompte) qui peut varier et est pour la plupart du temps, soit 10% ou 5% du prix de vente.

Cette garantie nous est confiée à l’Etude et nous plaçons cette somme dans le mois sur un compte individualisé.

A la signature de l’acte authentique, cet acompte, en ce compris les intérêts, sera remis au vendeur.

3) Informer le Notaire :

Tant l’acquéreur que le vendeur prennent contact avec le Notaire de leur choix et lui fournit les informations nécessaires pour démarrer le dossier.

Le fait d’avoir choisi, chacun individuellement, un autre Notaire, n’a aucun effet sur les frais payés par l’acquéreur.

Etant donné que l’honoraire du Notaire est légalement déterminé, les Notaires sont obligés de se partager l’honoraire suivant des règles qui existent dans la profession.

4) Les Notaires prennent contact entre eux :

Si votre acquéreur a choisi son propre Notaire, nous prenons automatiquement contact avec ce Notaire afin de régler les rendez-vous pratiques et pour s’échanger les renseignements nécessaires.

En principe, l’acte sera rédigé par le Notaire de l’acquéreur (nous qualifions ce Notaire de « détenteur de la minute ») et l’acte sera donc signé en son Etude. Par contre le compromis est rédigé par le notaire du vendeur, ce dernier dispose généralement de tous les renseignements relatif au bien.

5) Le Notaire lance les recherches et pose des questions :

Lorsque nous avons été désigné par l’acquéreur comme Notaire « détenteur de la minute », nous démarrons immédiatement les recherches nécessaires. Nous demandons les attestations requises et effectuons les communications nécessaires.

Votre dossier n’est complet que lorsque nous avons écrit à toutes les instances officielles et que nous avons obtenu les réponses dans les termes qui sont impartis par la loi.

Dépendant de certaines réponses ou instances à qui nous nous sommes adressés, ce temps de réponse peut prendre plusieurs semaines.

Parfois, nous ne pouvons écrire qu’aux autorités compétentes, que lorsque nous avons obtenu les renseignements d’un autre service .

Lorsque l’acquéreur a choisi son propre Notaire qui détiendra la minute, nous fournissons au Notaire de l’acquéreur immédiatement toute information dont nous disposons (attestation OVAM/IBGE/BDES, informations cadastrales, renseignements urbanistiques, le titre de propriété,… ainsi que les données d’identité qui vous concernent).

De plus, nous vérifions que vos intérêts comme vendeur ne soient pas en péril.

De même, lors de la signature de l’acte, nous serons présents.

6) Votre dossier est entre de bonnes mains :

Si des questions subsidiaires subsistent, votre gestionnaire de dossier prendra personnellement contact avec vous.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à prendre contact avec notre Etude : votre gestionnaire de dossier pourra en tout temps vous informer sur l’état du dossier qui vous concerne.

N’oubliez pas, lors de chaque contact, par mail ou par écrit, de mentionner le nom du gestionnaire de votre dossier afin que nous puissions plus rapidement et de manière plus efficace vous informer.

Les coordonnées de votre personne de contact se trouvent sur tout courrier qui vous a été adressé.

7) Fixation de la date de signature :

Aussitôt que nous aurons toutes les informations et que votre dossier sera complet pour l’élaboration de l’acte, nous prendrons contact avec vous afin de coordonner la date de l’acte.

Il sera tenu compte avec :

–  la date ultime prévue au compromis,

–  les conditions suspensives reprises au compromis,

–  la date de validité de l’offre de crédit de l’acquéreur,

–  la date de validité des documents ou attestations reçus,

–  dans la mesure du possible : les souhaits personnels de l’acquéreur et du vendeur,

–  l’agenda du Notaire choisi par l’acquéreur.

8) Projet d’acte et décompte :

Une semaine avant la signature de l’acte, le projet d’acte vous est envoyé ensemble avec le décompte complet du prix de vente qui vous revient, de sorte que vous puissiez, à votre aise, vérifier cela.

Avez-vous des questions ? N’hésitez pas à nous demander des renseignements complémentaires.

9) Signature de l’acte :

Pour la signature de l’acte, vous êtes ensemble avec l’acquéreur, invité à l’Etude du Notaire « détenteur de la minute ».

A ce moment, vous recevrez la totalité du prix, généralement par transfert bancaire et vous devez mettre la jouissance du bien à la disposition de l’acquéreur, sauf s’il en a été convenu autrement (par exemple, vous avez convenu de rester dans le bien pour une période plus longue en raison de travaux à un nouveau bien que vous allez occuper).

10) Décompte du prix de vente :

Vous vendez votre bien libre de toutes charges à l’acquéreur.

C’est la raison pour laquelle nous vérifions s’il subsiste des dettes sur le bien.

Au moment du paiement du prix, les éventuelles dettes qui grèvent le bien, seront retenues et remboursées au créancier (banque).

Il en va de même des dettes d’impôts que nous sommes obligés de retenir afin de les payer à l’autorité compétente.

Le solde vous sera payé généralement par un transfert bancaire.

11) Radiation de l’hypothèque ancienne auprès du Bureau des Hypothèques :

Des éventuelles hypothèques sur le bien doivent être radiées par un acte notarié séparé.

Cette inscription hypothécaire subsiste autrement durant 30 ans indépendamment du fait que la dette ait été remboursée ou pas.

Ainsi, il est parfaitement possible que votre crédit soit remboursé depuis longtemps mais que l’inscription hypothécaire subsiste sur votre bien.

Dans un certificat hypothécaire notarial, le Notaire confirme que toutes les dettes ont été remboursées et il donne l’autorisation au Conservateur des Hypothèques de radier l’inscription.

II. LE DEMARRAGE DE VOTRE DOSSIER : INFORMATIONS A COMMUNIQUER :

Afin de pouvoir démarrer votre dossier de vente, les informations suivantes doivent nous être fournies :

–  copie de votre carte d’identité (deux côtés ou pour les cartes d’identité électroniques, celles-ci peuvent être lues à l’Etude).

Nous sommes obligés, lors de chaque transaction, de contrôler l’identité des parties au moyen des données d’identité.

–  si vous êtes marié : copie de votre carnet de mariage, éventuellement, copie de votre contrat de mariage et modifications ultérieures,

–  si le vendeur est une société : acte constitutif et éventuellement, modification des statuts,

–  titre de propriété du bien vendu (copie de l’acte d’acquisition antérieur du bien),

–  copie de l’acte de crédit par lequel le bien vendu a été donné en garantie,

–  attestation de conformité pour les tanks à mazout (d’application en Flandre),

–  attestation de l’installation électrique (1),

–  certificat énergétique PEB délivré par un organisme agréé (2),

–  si le bien est loué : le contrat de bail avec l’état des lieux et la garantie bancaire éventuelle,

–  si le bien concerne un appartement :

•   l’acte de base,
•   rapport des 3 dernières assemblées générales des copropriétaires,
•   identité du syndic,

–  éventuellement, permis de lotir,

–  éventuellement, dossier d’intervention ultérieure (3),

–  les plans et permis,

–  les données d’entretien :

–  carnet d’entretien et manuel d’utilisation d’appareillages,

–  factures des entrepreneurs (pour les garanties),

–  l’entretien de l’alarme,

–  l’entretien de votre chauffage,

–  autres données concernant votre bien :

• servitude,
• procédure avec vos voisins ou autres instances,
• permis d’urbanisme,
• les renseignements urbanistiques à obtenir à la commune de la situation du bien (Bruxelles et Flandre).

(1)  Les installations électriques doivent être vérifiées tous les 25 ans par un organisme agréé. Vous devez pouvoir produire une attestation de vérification à l’acquéreur. Pour plus d’informations, vous pouvez toujours nous contacter.

(2)  Le certificat énergétique PEB informe les acquéreurs ou locataires potentiels concernant la qualité énergétique du bâtiment en lui donnant un score énergétique. Le PEB doit être élaboré par un expert énergétique reconnu de type A. Pour plus d’informations, contactez-nous.

(3)  Si des travaux ont été effectués depuis le 1er mai 2001 par un entrepreneur agréé, vous devez fournir à l’acquéreur le dossier avec la description des travaux. Seulement lorsque tous les travaux ont été effectués par un particulier qui n’est pas un entrepreneur, il ne faut pas fournir de dossier d’intervention : de plus amples informations peuvent vous être fournies.

III. QUE FONT LES NOTAIRES ET LEURS COLLABORATEURS ?

Lorsqu’un bien immobilier change de propriétaire, nous devons effectuer un certain nombre de recherches concernant le bien, le vendeur et l’acquéreur.

Nous vous fournissons bien volontiers un aperçu de ces recherches, demandes et communications dans le cadre de votre vente.

1) Avant la signature du compromis et/ou de l’acte :

• Contrôle de l’information du vendeur :

Nous contrôlons si vous êtes bien en possession des documents et attestations nécessaires afin de pouvoir signer un compromis valable, à savoir :

–  certificat de contrôle électrique

–  certificat énergétique (PEB)

–  dossier d’intervention ultérieure

–  attestation de validité du tank à mazout

–  renseignements urbanistiques

Si nécessaire, nous vous aidons lors de la demande de ces documents.

• Demande d’extrait cadastral et plan cadastral :

Sur base des données cadastrales, nous pouvons contrôler que vous vendez le bien concerné.

Nous devons disposer des renseignements cadastraux afin de poursuivre d’autres recherches :

les données cadastrales contiennent un numéro d’identification que nous devons mentionner dans d’autres recherches.

Sur base des renseignements du cadastre, nous pouvons vérifier si vous pouvez éventuellement bénéficier d’exonération ou diminution des droits d’enregistrement.

• Demande d’attestation du sol :

L’attestation du sol obligatoire mentionne si le bien, dont vous êtes propriétaire et que vous vendez, n’est pas repris au registre des biens pollués.

Ainsi, l’acquéreur du terrain sera informé des éventuelles pollutions du terrain avant que le compromis ne se signe.

• Recherches auprès de la Commune :

Les renseignements urbanistiques sont demandés au service technique de la Commune/Ville.

Le but est de vérifier, bien entendu, qu’il n’y ait pas d’infraction d’urbanisme, que le bien ne soit pas classé ou ne soit pas situé dans une zone particulière.

Dans ce cadre et complémentairement aux données que la Commune/Ville nous fournit, il est possible que nous soyons obligés de demander des renseignements complémentaires auprès d’instances telles que patrimoine ou autres.

• Vérification des droits de préemption :

Nous sommes obligés de contrôler s’il n’existe pas des droits de préemption légaux qui peuvent être exercés sur le bien.

Dans le cas d’espèce, nous devons présenter ce droit de préemption aux autorités titulaires de ce droit.

• Contact avec le syndic de l’immeuble (si d’application) :

D’une part, nous demandons les renseignements au syndic concernant, par exemple, les investissements planifiés dans l’immeuble.

D’autre part, nous l’informons du transfert de propriété et de la date à partir de laquelle le nouveau propriétaire devra contribuer aux charges communes et au fonds de réserve.

• Recherches fiscales et sociales :

Une partie de la fonction de Notaire consiste à percevoir les impôts pour compte de l’Etat : pensez, par exemple, aux droits d’enregistrement et aux droits d’hypothèque que l’acquéreur paye dans le cadre de l’acquisition et d’un crédit.

Une autre partie de notre rôle consiste à préserver les intérêts de l’administration fiscale.

Ainsi, nous devons, dans le cadre d’une vente, d’une hypothèque, vérifier si le propriétaire/emprunteur n’est pas redevable d’impôts à l’Etat.

Si c’est le cas, nous sommes obligés de retenir l’impôt dû même si la date d’exécution pour le paiement n’a lieu qu’un mois plus tard.

Les impôts suivants doivent être contrôlés :

–  les impôts communaux du domicile des parties et de la situation du bien,

–  les impôts provinciaux du domicile des parties et de la situation du bien,

–  les impôts personnes physique des parties,

–  le précompte immobilier,

–  les impôts de société et charges sociales,

–  si vous êtes assujetti à la TVA, nous devons en plus écrire à l’administration de la TVA.

• Recherches hypothécaires :

Un bien immobilier peut être grevé d’hypothèque, de saisie ou autres charges.

Etant donné que vous vendez votre bien libre de toutes charges, nous devons vérifier cet état de choses au Bureau des Hypothèques.

S’il subsiste des inscriptions hypothécaires à votre charge, nous prenons contact avec les créanciers (banques, institutions de crédit, instances officielles ou autres) afin de demander le décompte de remboursement et leur accord quant à la radiation de l’inscription hypothécaire, dénommée « mainlevée ».

Au moment du paiement du prix, les dettes subsistantes seront retenues et remboursées au créancier.

Après, nous faisons le nécessaire pour l’élaboration du certificat de radiation par lequel le Conservateur des Hypothèques reçoit l’autorisation de radier ces anciennes inscriptions hypothécaires.

2) Après l’acte :

• Transcription de votre acte de vente au Bureau des Hypothèques compétent :

Immédiatement après la signature de l’acte, votre acte est transmis au Bureau des Hypothèques compétent via la voie électronique (et cela depuis le 1er avril 2014 pour notre étude pilote en la matière).

Le Conservateur des Hypothèques transcrira le transfert de propriété du bien au nom du nouveau propriétaire toujours par la voie électronique.

• Paiement des dettes existantes :

Le Notaire « détenteur de la minute » fera tous les paiements afin que la radiation des inscriptions existantes à votre nom, puisse avoir lieu.

De même, il effectuera le paiement des dettes d’impôts éventuelles tant à votre nom qu’au nom de l’acquéreur.

• Radiation de l’hypothèque existante :

Ce n’est pas parce qu’un crédit est entièrement remboursé que l’hypothèque n’existe plus.

Une hypothèque subsiste de droit 30 ans sur le bien : dans la foulée de l’acte de vente et des remboursements, nous établissons le certificat de radiation.

Ceci est un acte notarié : une copie de cet acte sera transmise au Conservateur des Hypothèques, lui donnant autorisation de radier l’inscription (toujours par voie électronique).

• Le Notaire informe les instances concernées du transfert de propriété :

Après la signature de l’acte, le Notaire informera les instances officielles de la vente du bien : il en va ainsi du syndic de l’immeuble à qui une attestation de transfert de propriété est envoyée.

3) Calcul des frais :

Depuis 2012, les droits, frais, honoraires et taxes ne sont plus uniquement à charge de l’acquéreur.

En effet, sont désormais à charge du vendeur les frais liés à la délivrance du bien.

Il s’agit notamment des coûts et rémunérations (dus au Notaire ou à l’agent immobilier) résultant des devoirs suivants et pour autant que la réalisation en soit imposée au vendeur dans le cadre de la vente :

• lotissement, division, acte de base et dans le cadre des dites opérations les plans, bornages et mesurages,
• attestations relatives à la situation du sol, reconnaissance du sol et assainissement du sol,
• attestation de contrôle de citernes à mazout,
• attestation de contrôle de l’installation électrique,
• détecteurs de fumée,
• certificat de performance énergétique (PEB),
• renseignements urbanistiques,
• documents cadastraux (recherche et plan),
• attestation «as-built »,
• frais de mainlevée,
• lettres d’information du syndic préalablement à la vente, contenant les renseignements qu’un acquéreur doit recevoir,
• établissement du dossier d’intervention ultérieure,
• copie de titre de propriété, d’acte de base/lotissement/division à demander,

Il est évident que restent toujours (sauf convention contraire expresse) à charge du vendeur les frais d’agence, de publicité et de procuration, si nécessaire.

Tous les autres frais sont à charge de l’acquéreur.