Où et comment faut-il enregistrer son bail ?

>Où et comment faut-il enregistrer son bail ?

Un contrat de bail (ainsi que l’état des lieux) doit obligatoirement être enregistré au bureau de l’enregistrement compétent pour la zone dans laquelle se situe l’immeuble loué.

S’il s’agit d’un bail affecté à 100 % à du logement, cet enregistrement est gratuit et doit être effectué par le bailleur dans les deux mois à dater de sa signature. Cette démarche peut également être effectuée par un tiers (dont le locataire). Pour les autres baux, l’enregistrement est toujours obligatoire, mais des droits d’enregistrement sont dus.

Nouveauté: La loi du 28 avril 2019 portant des dispositions fiscales diverses modifie le Code des droits d’enregistrement, d’hypothèque et de greffe.

Les articles 23 à 25 de cette loi y crée la base légale du nouveau mode de présentation des baux papier sous seing privé, dans le cadre du projet transversal DigiFin.

Actuellement, un bail d’habitation peut être présenté de deux manières à l’enregistrement :
• grâce à MyRent, le citoyen peut rédiger et imprimer son bail d’habitation via Internet. Le contrat imprimé et signé manuellement par toutes les parties est ensuite scanné et présenté, en format PDF, à l’enregistrement via la même application. Le bailleur reçoit son bail enregistré par la poste.
• le bailleur peut se présenter personnellement au bureau de l’enregistrement, avec deux exemplaires du bail signé par les parties. Le bail enregistré est remis sur place au bailleur.

Le C. enreg est adapté mais préserve la possibilité de présenter le bail sous seing privé sur papier à l’enregistrement.

Cette présentation ne se fera toutefois plus au bureau compétent pour l’enregistrement
.  Elle s’effectuera :
• soit par l’envoi d’une copie de l’acte et des annexes (par ex. l’état des lieux) à un centre de scanning
• soit par le dépôt des documents voulus dans la boîte aux lettres de ce centre.
Ces documents devront être accompagnés d’un formulaire type rempli par le requérant, avec des métadonnées relatives aux documents transmis.
Le bail enregistré et la relation de l’enregistrement seront disponibles dans MyMinFin, comme c’est déjà le cas actuellement pour les baux présentés à l’enregistrement électroniquement.
Si le requérant souhaite une relation de l’enregistrement sur papier, il devra le mentionner expressément dans le formulaire type. Le cas échéant, la relation de l’enregistrement lui sera transmise par la poste.
Cette loi confie au Roi le soin de déterminer le formulaire type et de déterminer l’adresse à laquelle les actes et écrits doivent être adressés avec le formulaire.
Cette loi a été publiée le 6 mai 2019 au Moniteur belge. Ses articles 23 à 25 entrent en vigueur le 16 mai 2019.

Anciennes dispositions (pour procéder à l’enregistrement):

Depuis le premier janvier 2017, pour procéder à cet enregistrement, vous n’avez que les 3 possibilités suivantes (antérieurement il était également possible de le faire par email ou par fax: ce n’est plus le cas).

  • Soit en expédiant par la poste 3 exemplaires des documents signés, au bureau d’enregistrement compétent:

N’oubliez pas de préciser la (nouvelle) adresse du bailleur si elle diffère de celle reprise dans le bail car il recevra, en retour, le bail enregistré par la poste.

  • Soit en se rendant sur place (au bureau compétent):

Il faut se présenter, muni de trois exemplaires datés et signés, au bureau de l’enregistrement du ressort dans lequel se trouve situé le bien loué. Les exemplaires destinés au locataire et bailleur sont estampillés et sont remis à la personne venue les présenter à l’enregistrement. Le 3e exemplaire est conservé par l’administration. (Remarque: lorsque vous signez le bail, prévoyez donc d’en signer 4 exemplaires de manière à ce que la partie qui se charge de l’enregistrement puisse emporter 3 exemplaires et l’autre partie signataire conserve le 4e)

Mentions obligatoires au bail:
Pour qu’il puisse être enregistré, le contrat doit être signé par le bailleur et le locataire et comporter au moins les mentions suivantes :

– les nom, 2 premiers prénoms, date et lieu de naissance, et adresse (domicile) du bailleur
– les nom, 2 premiers prénoms, date et lieu de naissance, et adresse (domicile) du locataire
– la date à laquelle la location prendra cours
– le loyer et les charges
– l’adresse et la description de l’immeuble loué, de préférence (mais pas obligatoirement) en mentionnant la matrice cadastrale et le numéro de parcelle.

Si l’une des parties contractantes est une personne morale (société), il faut mentionner sa dénomination sociale et ajouter son numéro d’entreprise (cfr Banque Carrefour des Entreprises).

L’administration souhaiterait, pour les personnes physiques,  l’ajout du Numéro National, mais cela ne résulte actuellement pas d’une obligation légale…

Auprès de quel bureau d’enregistrement ?

Vous trouverez le bureau d’enregistrement compétent et toutes les informations utiles (heures d’ouverture, adresse e-mail, numéro de téléphone, …)

soit en naviguant sur :

http://ccff02.minfin.fgov.be/annucomp/main.do

Cliquez-y sur l’onglet « recherche de bureau » et suivez les instructions (compétence de l’administration générale de la documentation patrimoniale / antenne Bureau d’enregistrement)

soit en formant le numéro 0257-257 57 du call center des Finances, et ce, chaque jour ouvrable entre 8h et 17h.

Enregistrer un bail qui n’est pas 100 % logement ?

Attention : si le contrat de bail n’est pas du tout destiné à l’habitation, il ne peut être enregistré que via la poste ou en vous rendant sur place. Et ce n’est pas gratuit.

 

 

 

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